שלבים בשינוי ארגוני

מהם שלבי השינוי הארגוני

לשם תיאור שלבי השינוי נסתייע בתורת "ניתוח כוחות השדה" של הפסיכולוג החברתי קורט לוין
קורט לוין מניח כי בכל תהליך של שינוי ישנם כוחות הדוחפים לעבר השינוי מסייעים לו (לחצים של הממונה, של הקבוצה וכד') וכוחות הבולמים את השינוי ומפריעים למהלכו (לחצים של הקבוצה, חרדה וכד') כוחות אלה משפיעים על תהליך השינוי.

להלן סכמה המתארת זאת

בכל רמת הפריון מצויים סה"כ הכוחות הבולמים וסה"כ הכוחות הדוחפים במצב של שיווי משקל, כלומר, סה"כ הכוחות הבולמים שווה לסה"כ הכוחות הדוחפים, כל שינוי מחייב אם כן כי ייווצר מצב בו יצאו הכוחות האלה ממצב שיווי המשקל, אפשר לעשות זאת על ידי כך שמחזקים את הכוחות הדוחפים לעבר השינוי ו/או שמחלישים את הכוחות הבולמים את השינוי, אם ניווכח כי שני התהליכים כאחת דרושים.

תוך הסתייעות ב"תורת כוחות השדה" הסביר קורט לוין את תהליך השינוי לשלביו, קורט לוין זיהה שלושה שלבים בתהליך השינוי:

• שלב ההפשרה
  זהו השלב בו עלינו להחליש את הכוחות הבולמים את השינוי, במקרה זה יהי עלינו לפעול לשינוי עמדות ונורמות מקובלות ולבטל מניעים, מטרות ואינטרסים העומדים בסתירה לשינוי.
   
• שלב השינוי
  לאחר ששובש שיווי המשקל כתוצאה מהחלשת הכוחות הבולמים את מגמת השינוי יהיה צורך לחזק את הכוחות הדוחפים לעבר השינוי, יש לעשות זאת באמצעות שלושה תהליכים אשר יכולים להתקיים בו בזמן בכפיפה אחת:
  • הכפייה
  • תהליך ההזדהות – משמעו הצבת מודל לחיקוי במרחב השינוי, מודל זה צריך להיות מקובל על העובדים כך שיזדהו איתו ועם התנהגותו, כגון אדם הזוכה להערכה, אותו יהיו נכונים לחקות או שלפחות יהיו ניטרליים לגביו, כגון אדם המורה להם ע"י דוגמה כיצד עליהם לנהוג במצב החדש.
  • תהליך ההפנמה – בתהליך זה פועלים אנו לשם שינוי היררכית הצרכים של הפרט ולהפוך את הצרכים הדוחפים לעבר השינוי כדומיננטיים, שינוי הערכים  
  • והנורמות הנו בבחינת שינו צרכים לטווח הזמן הארוך.
     
• תהליך ההקפאה מחדש
  זהו תהליך בו הננו מחזקים את ההתנהגות אותה השגנו  בתהליך השינוי, תהליך זה חיוני כדי לשמר את השינוי שהתחולל וכדי להבטיח את המשכיותו, בשלב זה יש לעשות שימוש בתגמולים כגון ביטויי הוקרה שונים ובתמריצים, הבעיה היא מי תכיפות החיזוקים שעלינו להעניק לפרט, באם נעניק חיזוקים אלה לכל התנהגות העולה בקנה אחד כל השינוי נשלים את התהליך ההקפאה מחדש תוך זמן קצר יחסית, אך אליה וקץ בה, אם לא נתגמל כל התנהגות העולה בקנה אחד עם השינוי, עשוי להיווצר מצב שהפרט ישוב להתנהגותו הקודמת (מלפני השינוי), כי יחוש שיתכן ואין השינוי נדרש יותר, לעומת זאת, באם נעניק לפרט חיזוקים רק מידי פעם, ימשיך אומנם התהליך זמן רב יחסית, אך אנו נמנע בכך מבעית הסיכול של ההתנהגות הרצויה, הרסי ובלנשרד ממליצים כי בתחילת תהליך ההקפאה מחדש יתגמלו את העובדים בתכיפות רבה, כאשר תורגש התקדמות מספקת לכוון ההתנהגות המבוקשת, יש לעבור את ההתנהגות רק מידי פעם.
   
• תהליך השינוי בהתנהגות ותורת ההנעה
  התנהגות האדם מכוונת לעבר מטרה, היא מונעת ע"י השאיפה להשיג מטרה כלשהי, המטרה אינה מודעת בהכרח לאדם, נוכל לתאר זאת גראפית כדלקמן:

המעורר את המניע והמכוונו הוא הצורך (ראה הכתוב על תיאורית הצרכים של מסלו)
הצרכים הם פנימיים לאדם ונובעים מתוכו פנימה, המטרות חיצוניות לאדם, האדם צריך לפעול על עצם מסוים (חי, פיזי או מנטאלי) כדי להשיג מטרה זו הפעולה היא ההתנהגות (פיזית או מנטאלית), נוכל לתאר זאת כדלקמן:

• הצורך (המניע): רעב
• המטרה: להשביע את הרעב
• ההתנהגות: הכנת האוכל לאכילתו

התיאור הגראפי של מצב זה הוא כדלקמן:

כבר הסברנו קודם לכן את תיאורית הצרכים של מסלו,
נסקור עתה גישה אחרת והיא תיאוריה של הרצברג: אשר חילק את הצרכים לשני קבוצות:

• פקטור הצרכים ההיגייניים – אלה הם הצרכים אשר מסופקים לאדם מהחוץ, צרכים אלה מתייחסים למשתנים כגון: מדיניות החברה, יחסים עם המנהל, יחסים עם חברים, שכר, תגמולים אחרים, סטאטוס חברתי, תנאי עבודה פיזיים וכיוצא בהם, במושגים של מסלו ישתייכו לפקטור זה הצרכים הפיזיולוגיים של הביטחון, החברות וההערכה השיוכית.
• קבוצת הצרכים המוטיבציוניים – אלה הם הצרכים הפסיכולוגיים אשר מסופקים לאדם מתוכו צרכים אלה מתייחסים למשתנים כגון: אתגר בעבודה, עניין בעבודה (האם העבודה מעניינת) אחריות גדולה, משוב על רמת הביצוע וטיבו לאחר שהושלם, צמיחת הפרט ופיתוחו, במושגים של מסלו יהיו אלה הצרכים של ההערכה ההישגית ושל המימוש העצמי, צרכים אלה הם פסיכולוגיים.

הרצברג סובר כי אי סיפוקם של הצרכים ההיגייניים מביא לאי שביעות רצון וזו עלולה לגרום לירידה בפריון, אך סיפוקם של צרכים אלה אין בכך כדי להעלות את הפריון, לעומת זאת לא יגרום אי סיפוקם של הצרכים המוטובציוניים לירידה בתפוקה, אך סיפוקם של צרכים אלה יביא להעלאה בפריון ובתפוקה, ביכולת האדם ובמעורבותו בעבודתו. הרצברג סובר שבחברת הרווחה המערבית מובטחים צורכי הקיום אי לכך עולה ערכם ומשמעותם של קבוצת הצרכים המוטיבציוניים במערכת היחסים מנהל- עובד.

בדיקת הקשר שבין תורת ההנעה לבין שינוי יאפשר לנו להתבונן לתוך התהליך ולהנחותינו לגבי ההדגשים השונים הנדרשים בפעולתו של המנהל המשנה את כפופיו, מודל המוטיבציה (חלקי) שהצגנו יסייע לנו בכך:

ענייננו לשנות את התנהגות הפרט, באם נשפיע על כך שייווצרו צרכים חדשים (או מניעים חדשים) או באם נסכל את קיומם של צרכים קיימים, ישפיע הדבר על המטרות אותם נבקש להשיג, שני אלה- הצרכים והמטרות- ימריצונו לפעול, להתנהג, אם נשפיע על עיצוב מטרות הפרט, ישפיעו אלה בכוון חוזר על היווצרותם או סיכולם של צרכים (או מניעים) ושוב ישפיעו שניהם על ההתנהגות.

תהליך ההשפעה על הצרכים, המטרה לשנות את ההתנהגות תואם את שיטה המכונה "פסיכוטרפיה", גישה זו עולה בקנה אחד עם תורתו של מסלו הסובר שתהליך פועל בכוון שליצירת צרכים אשר משפיעים על המטרות ושני אלה משפיעים על ההתנהגות, התהליך בו הננו משפיעים על המטרות, כדי לשנות את ההתנהגות תואם את השיטה המכונה "עיצוב ההתנהגות", גישה זו עולה בקנה אחד עם תיאורית הצרכים של הרצברג, כאשר הננו משפיעים על המטרות, גורמים אנו להתעוררותם או לסיכולם של צרכים ושני אלה יחדיו מעצבים את התנהגותנו.

הגישה לשינוי צריכה לתאום את התמריצים שבידי המשנה, עתה נשוב לדון בשני מחזורי השינוי של בלנשרד והרסי "מחזור הפיתוח" ו"מחזור הרגרסיה" אשר מסייעים למנהל לקדם את בגרותם של הכפופים, השינוי בו הננו עוסקים הנו שינוי של התנהגות והוא נעשה ע"י "עצוב ההתנהגות". אנו מקדמים את הכפוף באמצעות פעולת התניה (יצירת מטרות המעוררות צרכים, באמצעות נתינת חיזוקים חיוביים המביאים להתקדמויות קלות לעבר השינוי הרצוי).

א. מחזור הפיתוח

הנחת המוצא העומדת ביסוד מחזור הפיתוח היא שאין אנשים צומחים ומתפתחים בקפיצות, התקדמותם נעשית בצעדים קטנים, התהליך המביא להתפתחותו של הפרט ולצמיחתו צריך אם כן להתקיים בצעדים קטנים ומתוכננים, כאשר בעקבות הביצוע המוצלח של מטלות, התואמת את רמת בגרותו של הפרט, ישונה הסגנון בשיעור התואם את הצלחת הכפוף, שינוי זה בסגנון, כאשר הוא נעשה לאחר שהכפוף עמד בהצלחה במטלה, נתפס על ידו כתגמול וחיזוק, לכן יש לשנות את הסגנון אך ורק לאחר שהעובד ביצע בהצלחה את המטלה וגם אז בהתאמה לבגרותו החדשה, לשנות את הסגנון מבלי שהעובד הוכיח כי הוא מסוגל לעמוד בהצלחה בביצוע מטלותיו על פי הסגנון החדש, לא תביא לשינוי הנכסף שהרי לא יהיה הסגנון תואם אז את רמת בגרותו, אם ישונה הסגנון לכוון המורה כאילו נסוג העובד ברמת בגרותו, אזי ייתפס הדבר כעונש, נתאר להלן סכמאתית את התהליך:
 

תהליך זה מורה שעל הכפוף לעבור את כל שלבי העקום בתהליך התבגרותו, אין לערוך קפיצות דרך אין הכפוף המצוי ב- )1(M יכול לעבור ישירות ל- )4(M, עלינו לעבור בקצב איטי מ- )1(M ל- )2(M ל- )3(M ול- )4(M, המנהל מטיל משימה, אם הוא נוכח כי היא היתה קשה מידי עבור הכפוף (ראה הקו המרוסק היוצא אופקית מנקודה א') אזי לא ישנה את הסגנון לזה התואם את נקודה ד' על העקום מחזור החיים, יהיה
עליו במקרה זה להטיל על הכפוף משימה פשוטה יותר ולאחר שעמד בה בהצלחה ישנה את סגנון מנהיגותו מ-א' ל-ב' ומשם באותו אופן ל-ג' ול-ד' וכן הלאה.
כאשר יגלה המנהל כי "בגרותו" של העובד השתנתה מ- )1(M ל- )2(M ישנה בעקבות זאת את סגנון המנהיגות מ- )1(s ל- )2(S וכן הלאה, השינוי אשא ינסו לערכו בקפיצות דרך גדולות יטיל על הכפוף חרדה, נניח כי הפרט מצוי ב- )3(M והננו מפעילים עליו את סגנון )3(S, כלומר הננו משתפים איתו בתהליך ההחלטות, באם "נזרוק" אליו פרויקטים, נורהו לעשותם בכוחות עצמו ונעזבהו לנפשו שהרי צריך הוא, לדעתנו, להיות בשל לבצע אותם בכוחות עצמו, נמצא כי הכפוף יקלע למצבי תסכול, הוא לא יראה זאת כפרס, יתכן אף שיראה בכך עונש, לעומת זאת, באם נפנה אליו ונאמר לו כי הננו שבעי רצון מביצועיו והננו מציעים לו מספר פרויקטים שלדעתנו יוכל לבצעם בכוחות עצמו והננו מבקשים אותו לעיין בהם ולבחור מתוכם את אלה אותם יוכל לדעתו להתמודד בכוחות עצמו, נמצא כי תהליך זה יפעל כהלכה והעובד יתפוס את סגנונו כתגמול, כאימון בו.

ב. המחזור הרגרסיבי

המחזור הרגרסיבי מתייחס למצב בו נסוג הכפוף מבחינת בגרותו הפסיכולוגית, בגרותו התפקודית-מקצועית נתונה ובה אין נסיגה, אך נוצר מצב בו לא מנוצלת רמת בגרותו זו בגלל סיבות שונות כגון חוסר מוטיבציה ועלייתם של צרכים דומיננטיים הבולמים את פעולתו התקינה של הכפוף בארגון.

נניח מצב בו חוזר עובד המצוי ב- M4 ל- M3 עקב בעיות אשר התעוררו במשפחתו, במצב זה יש צורך להעניק לו תמיכה רגשית ולאשפר לו להתגבר על הבעיה, לאחר שיתגבר עליה ישוב שנית ל- M4 שהרי מבחינת בגרותו התפקודית מקצועית מצוי הוא ברמה המתאימה ל- M4, היה זה אך משבר רגעי, לפי הקריטריונים לקביעת רמת הבגרות הננו מוצאים שבמקרה זה תהיה "הבעיה" של הכפוף ולא של המנהל ולכן מצוי האיש ב- M3 מבחינת בגרותו הפסיכולוגית ויש לנהוג בו לפי סגנון S3, כלומר גבוה בהתנהגות מתייחסת ונמוך בהתנהגות מטרתית.

נניח עתה מצב בו עובר הכפוף, בנושא מסוים מבגרותM4 ל- M1, נניח שעקב עיסוקי חוץ שאינם רלוונטיים לארגון, מרבה העובד להעדר מהעבודה ולאחר לעבודה, מבחינת הבגרות המקצועית נשאר הוא ב- M4 אך מבחינת הבגרות הפסיכולוגית נסוג הוא למצב של M1, מבחינת הסימן שנתנו לשם ניתוח המצב, הופכת הבעיה להיות בלעדית כבעיתו של המנהל מאחר והכפוף אינו חש ברע כתוצאה מהיעדרות זו, לפחות מעידה התנהגותו על כך, מכאן שאם ישנה ירידה לרמת בגרות M1 יהיה צורך להפעיל את סגנון המנהיגות S1S, ולהחזירו ישירות ל- M4, אין צורך לעבור את כל מחזור החיים כמו במחזור הפיתוח, התערבות נכונה עשויה להחזירו למצב הבגרות M4 ללא שלבי מעבר, הוא היה קודם לכן ב- M4 והוא צריך לחזור לרמה זו.

כאשר נסוג הכפוף לרמת הבגרות M1 יש מקום שההתערבות תיעשה ברמה אמוציונאלית מתונה, ויש תומר לכפוף בקול שקט אך תקיף כי הנעשה אינו יכול להימשך וכי צפוי ש...
צעקות אינן מסייעות, לעומת זאת במחזור הפיתוח, צריכה ההתערבות להיעשות ברמה אמוציונאלית נמוכה, האדם אינו יודע כיצד לעשות את הדבר, צעקות לא תעזורנה ללמדו, יש להורותו כיצד לעשות זאת, כדי שילמד עליו להיות פתוח לכך, תגובה אמוציונאלית גבוהה תסגור במקרה זה כל נתיב תקשורת אליו ולא תהיה האפשרות להובילו לאורך כל הדרך של מחזור הפיתוח, לעומת זאת, במחזור הרגרסיבי אין צורך ללמדו כיצד לעשות זאת, לעיתים יש ללמדו לקח - התערבות משמעתית, במקרה זה תסייע תגובה אמוציונאלית מתונה (לא נמוכה) "לזעזעו" ולהחזירו למצב הבגרות הקודם.